De geïntegreerde bedrijfssoftware voor de hovenier/groenvoorziener

EasyVision bespaart mij acht uur per week

Interview met Bram Engberts, Engberts Hoveniersbedrijf

Interview met Bram Engberts, Engberts Hoveniersbedrijf

EasyVision

Levende tuinen en kwaliteit. Daar staat Bram Engberts van Engberts Hoveniersbedrijf voor. Samen met een team van medewerkers tekent hij voor het ontwerp en het onderhoud van tuinen, parken en dakterrassen met zoveel mogelijk bomen en planten. Bram’s passie voor groen zit diep, naast hovenier is hij onder andere ook beheerder van een arboretum. Een nevenactiviteit waaraan hij sinds zijn overstap op EasyVision meer tijd kan besteden. Bram: ‘EasyVision bespaart mij wekelijks zeker acht kantooruren.’    

 

 

 

 

In 2006 begon Bram vers van zijn hoveniersopleiding voor zichzelf. Met een duidelijke visie voor ogen. Hij onderscheidt zich in de markt door kwaliteit en door zijn plantenkennis waarmee hij tekent voor groene tuinen met maximaal 40% bestrating. Bram: ‘Ik ben een hovenier in hart en nieren en geen stratenmaker. Planten en bomen zijn wat mij betreft de sfeermakers in iedere tuin. Om klanten te laten zien welke groene keuzes er allemaal zijn, heb ik bijvoorbeeld een kwekerij/showtuin naast mijn hoveniersbedrijf.’ Als hij in 2015 de kans krijgt om beheerder te worden van het Beemster Arboretum en zich met zijn bedrijf in dit bos met 2600 verschillende soorten bomen en heesters kan vestigen, pakt hij die met beide handen aan. Bram: ‘Groen is heel belangrijk voor een gezond leefklimaat. Ik draag er graag aan bij dat mensen zich daarvan meer bewust worden.’ In het arboretum geeft Bram rondleidingen en workshops. Daarnaast geeft hij presentaties over de levende, groene tuin op regionale klimaatbijeenkomsten. Bram: ‘Daarin deel ik tips en trucs over hoe mensen hun eigen tuin zo groen mogelijk kunnen maken en houden.’   
 

Veranderende rol – automatisering

Zijn visie en aanpak worden gewaardeerd door klanten en zijn bedrijf groeit in elf jaar tijd gestaag door. Dat betekent dat zijn eigen rol ook veranderd is. Bram: ‘Door de bedrijfsgroei ben ik nu meer een ondernemer dan een allround hovenier. Ik werk niet meer mee in de uitvoering en besteed al mijn tijd aan verkoop, ontwerpen, planning en aansturing.’ Zijn rol mag dan veranderd zijn, zijn streven om de kwaliteit van zijn dienstverlening continu te verhogen, is dat niet. Zo boog hij zich dit jaar over de bedrijfsautomatisering. Bram: ‘Ik was het zat om te werken met losse papiertjes, Excel sheets, Word documenten en een steeds maar uitdijend papieren archief.’ Na zich georiënteerd te hebben, koos hij met overtuiging voor EasyVision van INFOGROEN. ‘INFOGROEN staat goed aangeschreven in de markt. Daarnaast kan EasyVision eenvoudig uitgebreid worden met extra modules. Omdat ik de automatisering stap voor stap wil invoeren, gaf dat voor mij de doorslag.’

 

EasyVision bespaart uren en levert geld op

Op de overstap naar EasyVision kijkt Bram positief terug. Hij startte met de automatisering van zijn klantenbestand, calculaties en offertes. Bram: ‘EasyVision is makkelijk in gebruik en levert veel efficiency op. Voorheen schatte ik per opdracht het aantal werkuren in en voerde die informatie zowel in Excel (calculatie) als in Word (offerte) in, met alle foutgevoeligheid van dien. Nu kan ik met hulp van door mijzelf vastgestelde tijdsnormeringen calculaties maken, die ik snel en eenvoudig door kan zetten naar offertes en werkbonnen. Dat levert mij alleen al een besparing van acht kantooruren per week op.’ Daarnaast ervaart Bram dat er geen ruis meer zit tussen zijn calculaties, offertes en daadwerkelijk uitgevoerde en gefactureerde uren. Alles is immers gebaseerd op dezelfde gegevens.

 

Via pc, tablet of telefoon

Bram: ‘Een ander groot voordeel van EasyVision is dat ik het programma zowel op kantoor achter mijn pc, als thuis op mijn tablet kan gebruiken. Ik vind het ook een prettig idee dat de back-up van mijn bestanden en de updates van EasyVision allemaal door INFOGROEN verzorgd worden. Temeer omdat de samenwerking met INFOGROEN goed is. INFOGROEN is toegankelijk en goed bereikbaar. Welke vraag ik ook heb, ik krijg altijd snel het juiste antwoord.’ Spijt van zijn keuze voor EasyVision heeft Bram dan ook niet. ‘EasyVision levert mij tijd en geld op.’

Lees meer over dit interview >

GROENVISION IS ZEER OVERZICHTELIJK EN ECHT MAKKELIJK IN GEBRUIK

Interview met Hans van Zweden, Hoveniersbedrijf van Zweden

GroenVision Office

Als 14-jarig jochie wist Hans van Zweden van Hoveniersbedrijf van Zweden het al. Op het moment dat hij bij een klant van zijn toenmalige vakantiebaas een grasmat neer mocht leggen, was hij verkocht. Groen, grond en werken in de buitenlucht. Hij wilde hovenier worden.

 

Dat idee heeft hem nooit losgelaten en anno 2011 is Hans ook de trotse eigenaar van Hoveniersbedrijf van Zweden in Waarde. Enthousiast vertelt hij hoe hij zijn bedrijf stap voor stap opgebouwd heeft. 'Ik heb de 6-jarige BBL-opleiding tot hovenier gevolgd. Per week werkte ik vier dagen en ging ik een dag naar school. Na het behalen van mijn diploma bleef ik in loondienst werken. Tegelijkertijd begon ik - in goed overleg met mijn baas - in mijn vrije tijd voor mezelf, voornamelijk in het onderhoud van tuinen. Mijn tante was mijn eerste klant.'

 

Gaan voor kwaliteit en zelfstandigheid

Hans laat kwaliteit prevaleren boven een snelle groei. Hij levert altijd goed werk af en spaart om de beste machines aan te kunnen schaffen. Die insteek werpt zijn vruchten af. Zonder reclame te maken, breidt zijn klantenkring zich gestaag uit. Als in 2007 een groot bedrijf zich aandient als klant, is het tijd geworden om zijn vleugels definitief uit te slaan.

'Het werkaanbod van deze klant was zo groot, dat ik het onmogelijk kon combineren met een baan. Ik twijfelde of ik op de vraag in zou gaan. Mijn moeder zei: 'Doe het maar'. Dat was precies het zetje dat ik nodig had.' Met zijn voormalige baas spreekt hij af dat hij in piektijden een beroep kan doen op een van zijn ex-collega's. Dat geeft Hans de ruimte om zijn klantenkring verder uit te breiden. Al in 2008 heeft hij zoveel werk dat hij zijn ex-collega in dienst kan nemen.

 

Het verhaal achter volgroeide bomen

Hoewel Hans een allround hoveniersbedrijf heeft, bestaat zijn werkpakket voor een groot deel uit onderhoudsopdrachten.
Dat is niet toevallig. ‘Ik ben een ‘bomenmens’ en gek op volgroeide tuinen. In mijn vrije tijd bezoek ik graag een arboretum. Alleen al die verhalen achter volgroeide bomen, zoals herkomst, leeftijd en alles wat er om ze heen gebeurd is… Prachtig!’

Hans beleeft er dan ook het meeste plezier aan om een volgroeide tuin in de diverse seizoenen volledig tot zijn recht te laten komen en klanten daarbij van goed advies te voorzien.
Een flexibele onderhoudsplanning, gebaseerd op het weer, ervaring en overleg met de klant, is hiervoor een vereiste.
Maar Hans doet meer dan dat. ‘Ik wil met eigen ogen volgen hoe tuinen van mijn klanten zich ontwikkelen. Ik rijd daarom vaak even langs. Sommige klanten zeggen wel eens gekscherend: ‘Die tuin is niet van jou hoor!
 


Administratie als noodzakelijk kwaad

Het is duidelijk dat Hans het liefste al zijn werkbare uren buiten doorbrengt. Mede door de gestage groei van zijn bedrijf ontkomt hij er echter niet aan meer tijd aan zijn administratie te besteden. ‘Ik ben zo weinig mogelijk op kantoor en ben al helemaal geen computerheld. Ik vond het bijzonder lastig dat ik met allemaal verschillende programma’s moest werken voor mijn offertes, facturen en boekhouding. Overal lagen briefjes en ik moest iedere keer weer dezelfde gegevens invoeren.’
Op het moment dat hij zijn machinepark op orde heeft, besluit Hans zich dan ook te oriënteren op nieuwe software.  Hij kiest uiteindelijk voor GroenVision. ‘Ik vind het echt een verademing. Ik kan nu in één programma klantengegevens en contactmomenten vastleggen, offertes en facturen maken, historische gegevens opzoeken en een getotaliseerd overzicht voor mijn boekhouder opstellen. Het is overzichtelijk en echt makkelijk in gebruik.’



Groene vingers op een toetsenbord

Hoewel het Hans nu nog relatief veel tijd kost om het programma goed te leren kennen, ervaart hij dat niet als een probleem. ‘Als ik kwaliteit wil leveren, moet ik daarin ook tijd en geld investeren. Dat geldt voor software net zo goed als voor machines en materialen. Met behulp van GroenVision kan ik dadelijk bij klanten ook schriftelijk professioneel voor de dag te komen. Bovendien ben ik ervan overtuigd dat het me uiteindelijk minder tijd gaat kosten om mijn administratie op orde te houden. Dat is een mooi vooruitzicht. Ik heb tenslotte groene vingers en die zullen zich nooit helemaal thuis voelen op een toetsenbord.’  

 

 

Lees meer over dit interview >

GroenVision geeft mij rust, inzicht en het vertrouwen dat we in controle zijn

Interview met Arjan Nederveen, Nederveen Tuinen

GroenVision Professional

Arjan Nederveen heeft al twintig jaar het hoveniersbedrijf Nederveen Tuinen in de gemeente Haarlemmermeer. Naast het aansturen van de dagelijkse operatie zoekt Arjan continu naar nieuwe diensten en extra toegevoegde waarde om bestaande klanten zo goed mogelijk te bedienen en nieuwe binnen te halen.

 

Arjan verloor zijn hart aan de groensector in het plantencentrum/kwekerij van zijn oom. ‘Ik heb van jongs af aan in mijn vrije tijd bij mijn oom gewerkt. Ik vond groen én de klantencontacten zo leuk dat ik besloot hovenier te worden. Mijn eerste tuinen heb ik aangelegd bij klanten van het plantencentrum.’ Inmiddels heeft Arjan negen mensen in dienst met wie hij zowel de zakelijke als particuliere markt bedient. ‘Ongeveer 70% van ons klantenbestand bestaat uit particulieren en 30% uit bedrijven. Wat ontwerpen betreft kunnen klanten bij ons terecht, maar ook bij onze vaste ontwerppartners. We laten de klanten zelf kiezen. We concentreren ons verder op de aanleg en het onderhoud van tuinen. De kunst is om een goede mix te vinden tussen deze twee diensten. Dat maakt ons flexibel en dus minder afhankelijk.’ 

Extra service en toegevoegde waarde

Arjan is daarnaast ook zeer alert op het binden van klanten. ‘Ik heb recentelijk een klanttevredenheidsonderzoek laten uitvoeren. Daar kwam uit dat klanten ons vooral waarderen om onze vriendelijkheid, flexibiliteit en inlevingsvermogen. Ik ben daar blij mee, want daar stuur ik intern al jaren op.’ Een andere manier om klanten te binden, vindt Arjan in het uitbreiden van zijn dienstverlening, aansluitend op klantenbehoeften. ‘Er zijn veel consumenten die vragen hebben over de optimale inrichting en het onderhoud van hun tuin. Als extra service adviseren we hierover en geven we praktische tips.’
 

Klanten binden is één uitdaging, nieuwe klanten vinden een andere. De beste manier om dat te doen is volgens Arjan via mond op mond reclame. ‘Gelukkig lukt het ons nog steeds om zo nieuwe projecten binnen te halen, maar ik wil daar niet alleen afhankelijk van zijn. Ik heb daarom geïnvesteerd in onze website en we zijn actief op sociale media, zoals Facebook.’ Om de vindbaarheid van zijn bedrijf op internet te vergroten, is Arjan onder andere dealer geworden van Tuinvisie, van wie hij een webshop op zijn website heeft. ‘De verkoop van tuinproducten staat ten dienste van onze aanleg- en onderhoudsdiensten. We hopen zo onze naamsbekendheid te vergroten en door meer mensen benaderd te worden. Uiteraard hopen we ook dat mensen die bij ons een schutting kopen, ook besluiten deze door ons te laten plaatsen of andere tuinwerkzaamheden door ons uit te laten voeren.’ 

Nieuw pand en commerciële software

‘Wat me opvalt is dat mensen die via internet op zoek gaan naar producten of diensten op meerdere sites shoppen. De vraag is dan hoe we daaruit een goede klantrelatie kunnen opbouwen.’ Arjan zoekt het antwoord op die vraag voorlopig in het openen van een showroom. ‘We zijn bezig met een nieuw pand hier vlak in de buurt. Ons bedrijf ligt dicht bij Amsterdam, maar ook de hele Haarlemmermeer, Amstelveen en Haarlem en omstreken behoren tot ons werkgebied. Dus er is hier sowieso voldoende groeipotentie aanwezig. In het nieuwe pand vestigen we ook een showroom waar we aan mensen ons assortiment kunnen laten zien. Persoonlijk contact werkt in combinatie met internet toch het beste.’ Goede software helpt volgens Arjan ook om de klantgerichtheid van zijn bedrijf vergroten. Tot 2011 werkte Nederveen met software die administratief prima voldeed, maar hem op het commerciële vlak niet verder bracht. ‘We hebben daarom gekozen over te stappen op GroenVision van INFOGROEN. GroenVision is marktleider en speciaal ontwikkeld voor de groensector. Dat is merkbaar. Ik kan vanuit het programma professionele offertes maken en klanten gericht benaderen met mailings over bijvoorbeeld onderhoud, verzorging en aanbiedingen voor producten en diensten.’ 

Liever buiten dan binnen

‘Wat ik ook belangrijk vind, is dat we in GroenVision alle informatie over klanten en projecten op een goede, betrouwbare manier kunnen vastleggen en beheren. Dat geeft mij rust, inzicht en het vertrouwen dat onze basisprocessen onder controle zijn. En dus ook ruimte om meer klanten te bezoeken.’ Arjan is ervan overtuigd dat hij nog meer uit GroenVision kan halen dan hij nu al doet. Enerzijds ontbreekt het hem nog aan voldoende pakketkennis, anderzijds worden sommige functionaliteiten in GroenVision nog doorontwikkeld. ‘INFOGROEN staat gelukkig open voor inbreng uit de praktijk. Dat geeft mij het vertrouwen dat het programma altijd in ontwikkeling zal blijven. Met de organisatie van gebruikersdagen besteedt INFOGROEN tijd en aandacht aan kennisoverdracht. Dat zouden ze wat mij betreft nog wel meer mogen doen. Zelf gun ik mezelf nauwelijks tijd om dieper in het programma te duiken. Ik ben nou eenmaal liever buiten dan binnen‘, besluit Arjan met een lach. 

 

Lees meer over dit interview >

GroenVision is voor mij een enorm krachtig stuurmiddel geworden

Interview met Han Farwick, Farwick Groenspecialisten

GroenVision Professional

Alleen de twee oude mannenportretten in de werkkamer van directeur-eigenaar Han Farwick verraden iets van de 115-jarige historie van Farwick Groenspecialisten. Gevestigd in een wit, strak pand met een groen beklede piramide naast de ingang oogt het Enschedese bedrijf jong en modern. Een indruk die bevestigd wordt door de op innovatie gerichte marktaanpak van het bedrijf.

 

Familiebedrijf

Op de dag dat Han Farwick het familiebedrijf overnam, ging zijn vader direct met pensioen. Een bedrijfsovername die goed past in de traditie van het bedrijf. Han’s overgrootvader startte in 1898 als tuinman van de textielbaronnen. De planten die hij daarvoor nodig had, kweekte hij zelf. Zijn zoon, Han’s opa, ging verder met de plantenkwekerij en schoof het hovenierswerk naar de achtergrond. Han’s vader op zijn beurt stopte direct met de kwekerij en koos voor het ontwerpen, aanleggen en onderhouden van tuinen bij bedrijven en particulieren. Han: ‘Iedere generatie had zo zijn eigen opvattingen. En nam én kreeg de ruimte om dat in de praktijk te brengen. Zowel mijn vader als ik zijn nog steeds blij dat hij direct stopte toen ik in beeld kwam. We hebben elkaar nooit in de weg gezeten. En ik kreeg de mogelijkheid om blanco naar de bedrijfssituatie te kijken.’

 

Efficiencyslagen met GroenVision

Han, die eerst tien jaar carrière maakte bij Binder Groenprojecten in Rotterdam, besloot na zijn inwerkperiode de marktlijn van zijn vader te blijven volgen. Maar dan wel op een moderne en meer
zakelijke leest geschoeid. ‘Ik vind het belangrijk om te sturen op cijfers en feiten. Dat was in ons bedrijf niet gebruikelijk. Er werd hard gewerkt en besluiten werden op gevoel genomen.’ Om op cijfers te kunnen sturen, is inzicht nodig in onder andere de werkprocessen, voor- en nacalculaties en de verdeling van taken activiteiten. ‘Dat ontbrak hier volledig. Er waren bijvoorbeeld meerdere mensen bezig met calculeren en het aansturen van de uitvoering. Ik heb daarom eerst een efficiencyslag gemaakt in onze organisatie. INFOGROEN en GroenVision hebben daar een belangrijke rol in gespeeld.’

Wedstrijdje project rendabel maken

Met de keuze voor de upgrade naar GroenVision, koos Han indirect ook voor een gedefinieerde bedrijfswerkwijze. ‘GroenVision is zo opgezet dat het een logische, standaard werkwijze afdwingt. Iedereen moet in die werkwijze mee anders stagneert het werk. Hierdoor weten we nu precies in welke fase ieder project zich bevindt. Van aanvraag tot opdracht en facturering. Alles staat in één overzicht in GroenVision. Dat is voor mij een enorm krachtig stuurmiddel geworden.’

Han gebruikt dat inzicht ook om meer verantwoordelijkheid te geven aan zijn uitvoerende medewerkers. ‘We weten nu vooraf hoeveel uur we per project gebudgetteerd hebben en welke afspraken gemaakt zijn. Met die informatie uit GroenVision kunnen de uitvoerders tijdens het werk de voortgang monitoren en bijvoorbeeld urenoverschrijdingen en niet afgestemd meerwerk voorkomen. Ik ben ervan overtuigd dat dit hun werk leuker maakt. Ik zie onderlinge wedstrijdjes ontstaan om projecten rendabel te blijven houden.’

Innovatie als onderscheidend vermogen

Nu de organisatie staat en voor Han makkelijker bestuurbaar is geworden, heeft hij meer tijd om aandacht te besteden aan innovatie. ‘We hebben een hele trouwe klantenkring, zowel particulier als zakelijk. We kunnen deze klanten alleen maar blijven binden als we voorop lopen en proactief inspelen op hun wensen.’ Inspelen op de (latente) wensen van de klanten doet Farwick onder andere door te investeren in duurzame, elektrische machines en door zelf proactief een aantal mensen van de sociale werkvoorziening als gedetacheerden in dienst te nemen.

Klanten verrassen

Maar Han gaat nog een stap verder. In samenwerking met partners uit diverse andere branches, zoals de architectuur en de bouw, ontwikkelde hij twee nieuwe producten. Producten die uiteindelijk - naar zijn vaste overtuiging - de vraag naar de diensten van Farwick gaan ondersteunen. ‘Ik heb geïnvesteerd in de ontwikkeling van U-Space, een tuinhuis dat duurzaam en volledig selfsupporting is. Van hout gemaakt en voorzien van ledverlichting, zonnecollectoren op het dak en wateropvang in de grond. Deze tuinhuizen kunnen bijvoorbeeld gebruikt worden als tuinkantoor, zorgwoning of sporthonk.’ Daarnaast is Han partner in de ontwikkeling van RGVO plus, een softwarepakket dat beheerders van vastgoedprojecten, zoals gemeentes en woningbouwcorporaties, de mogelijkheid biedt om onderhoudsbudgetten over disciplines en panden te verdelen en de voortgang van onderhoudsprojecten digitaal te volgen. ‘Wij zijn het enige groenbedrijf dat hierbij betrokken is. Ik ben ervan overtuigd dat innovatie het enige middel is om onze zakelijke klanten te verrassen. En daarmee over andere aspecten van groenvoorziening in gesprek te komen dan alleen de kostprijs van onze dienstverlening.


FOTO: FACEBOOK FARWICK GROENSPECIALISTEN

Lees meer over dit interview >

Tijdsbesparing en een up-to-date overzicht

Interview met Kees Otte, J. van Huizen Groenvoorzieningen

GroenVision Professional

Het Barendrechtse bedrijf J. van Huizen Groenvoorzieningen B.V. is ruim 50 jaar gespecialiseerd in het aanleggen en onderhouden van groenvoorzieningen en sportvelden. In deze economisch uitdagende tijden kiest Van Huizen ervoor vast te houden aan het leveren van kwaliteit en flexibiliteit. Volgens Kees Otte, calculator/werkvoorbereider, de manier om zich blijvend te onderscheiden.

 

Het bedrijfsterrein van Van Huizen is ruim van opzet en ziet er verzorgd uit. Naast een machineopslagloods huisvest het ook een eigen werkplaats, kantine en kantoor. Gelegen dicht bij de A16 / A29 is het een prima uitvalsbasis voor het bedrijf. Kees: ‘Van hieruit vertrekken onze ruim twintig uitvoerende medewerkers iedere ochtend naar onze klanten, voornamelijk gemeenten en sportverenigingen. Ook onze  monteurs werken voor derden. Onze concullega’s maken daar bij pech onderweg regelmatig gebruik van.’ Naast deze vaste medewerkers zijn er bij Van Huizen ook een tiental medewerkers van de Sociale Werkvoorziening gedetacheerd. ‘Zij werken bij ons in het kader van Social Return op een grote aanbestedingsopdracht. De samenwerking met hen verloopt heel voorspoedig.’ 

 

Inspelen op de marktvraag

De keuze voor een eigen werkplaats en het aannemen van gedetacheerden sluit aan bij de manier waarop Van Huizen zich in de markt profileert. Kees: ‘We proberen zo flexibel mogelijk in te spelen op de marktvraag. Ruim 50 jaar geleden startte Van Huizen senior, de vader van de huidige eigenaar, met maaiwerkzaamheden. In de loop van de tijd breidden de bedrijfsactiviteiten zich uit naar het aanleggen en onderhouden van groenvoorzieningen en drainagewerkzaamheden. En sinds kort zitten we ook in de beschoeiingen en het onderhoud van sloten en watergangen.’

Dat betekent overigens niet dat Van Huizen inboet op kwaliteit. Flexibiliteit blijkt hand in hand te gaan met het leveren van kwaliteit. Kees ‘Het gebeurt bijvoorbeeld regelmatig dat we na een paar mooie zonnige dagen gebeld worden door een opdrachtgever met een spoedopdracht. Zelfs als dat perfect in onze planning past, kijken we altijd eerst of de bodemgesteldheid goed genoeg is voor de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden. Als dat niet het geval is, plannen we de opdracht in overleg toch later in.’

Ook bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten en mantelovereenkomsten met gemeenten en sportverenigingen staat kwaliteit voorop. Zo gaat er geen calculatie de deur uit voordat eerst iemand van Van Huizen de situatie ter plekke beoordeeld heeft. En bij opdrachten voor beplantingswerk wordt er bij voorkeur eerst beoordeeld of de grond wel geschikt is voor het betreffende beplantingsplan. Kees ‘We geven liever goed advies over mogelijke alternatieven in plaats dat we gewoon planten en het later wel zien.’

 

GroenVision is een verademing

Om kwaliteit en flexibiliteit te kunnen leveren zonder zichzelf in aanbestedingstrajecten uit de markt te prijzen, is inzicht in de eigen bedrijfsprocessen cruciaal. Volgens Kees is bij het bedrijf passende software onontbeerlijk om dat inzicht te verkrijgen. ‘Ruim vier jaar geleden zijn we van Excel overgestapt op INFOGROEN. In 2012 zijn we vervolgens geüpgraded naar GroenVision. Het grote voordeel van GroenVision is dat we alle bedrijfsgegevens in één softwarepakket bijhouden en beheren. Van de voor- en nacalculatie van projecten tot en met de facturatie. Dat bespaart ons tijd en geeft ons een up-to-date overzicht. Iedere maandag draaien we bijvoorbeeld een overzichtslijst uit met daarop geboekte uren, kosten, facturatie en resultaat.’

 

Gebruikersdagen

Wat Kees ook als een groot voordeel ervaart, is dat GroenVision speciaal ontwikkeld is voor de groensector. De functionaliteiten in de GroenVision sluiten aan op de dagelijkse praktijk en de medewerkers van INFOGROEN zijn toegankelijk en weten wat er bij klanten speelt. Kees: ‘Ik ga graag naar de gebruikersdagen van INFOGROEN. Ik vind het leerzaam om te horen hoe andere bedrijven met GroenVision werken en blijf graag op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen in het programma.’ Geïnspireerd door de gebruikersdagen overweegt Kees Kees Otte om de module mobiele urenregistratie te implementeren. ‘Mijn collega’s vullen nu handmatig urenbriefjes in die wij getotaliseerd per project vervolgens in GroenVision invoeren. Op het moment dat mijn collega’s hun uren digitaal zouden doorgeven, met behulp van een smartphone of PDA, bespaart ons dat veel tijd.’ Al met al is Kees blij met de keuze voor GroenVision. ‘Met het in- en overzicht dat GroenVision ons geeft, kunnen we veel scherper op de bal spelen. En dat is in de huidige markt gewoon noodzakelijk.’

 

Lees meer over dit interview >

GroenVision voldoet aan al onze eisen; mobiel werken en één programma voor relatiebeheer tot boekhouding

Interview met Willem en Wim van Esch, Van Esch Hoveniers

GroenVision Professional

Ondanks dat de opslagloods verbouwd wordt, ziet het bedrijfsterrein van Van Esch Hoveniers in Uden er goed georganiseerd en verzorgd uit. Ook het kantoor, waar de telefoon voortdurend gaat, straalt rust en overzicht uit. Het is de thuisbasis van het tien man tellende hoveniers-bedrijf, waar Wim van Esch, oprichter van het bedrijf, tekent voor een hartelijke ontvangst.

 

Eigenaar Willem van Esch is zelf nog niet aanwezig. Hij is daar waar hij het liefste is: bij een klant op locatie. In januari 2011 nam hij het bedrijf over van zijn vader, die als vliegende keep aan het bedrijf verbonden blijft. Wim: ‘Mijn vrouw en ik zijn in 1977 met dit bedrijf begonnen. Toen bestond een tuin hoofdzakelijk uit een gazonnetje, borders, grindtegels en spoorbielzen. Dat is allemaal veranderd. In 2004 kwam Willem met een hoveniersdiploma op zak als werknemer in ons bedrijf. Hij heeft de tijd tot de officiële overname gebruikt om het vak in de praktijk te leren en het bedrijf te moderniseren.’


Van onderhoud naar ontwerp

Willems ambities liggen voornamelijk bij het ontwerpen en aanleggen van tuinen. Door een samenloop van omstandigheden ontstaat ruimte om hierin te investeren. Wim: ‘Wij verloren een paar jaar geleden een aantal grote onderhoudsklanten, onder andere door verhuizing en faillissementen. In dezelfde periode kreeg Willem een ongeluk met een kettingzaag, waardoor hij tijdelijk op kantoor terechtkwam. Die tijd heeft hij gebruikt om zich een 3D-ontwerpprogramma eigen te maken.’

Een geluk bij een ongeluk, blijkt al snel. Willem kiest voor kwaliteit: ontwerpen die, gebaseerd op de wensen van klanten, bij voorkeur verrassen en vloeiend aansluiten op de leefomgeving, zowel binnen als buiten. De vraagt trekt aan en Willem is al snel nagenoeg fulltime op kantoor werkzaam. En dat is wat hij, hovenier in hart en ziel, eigenlijk niet wil. Het aannemen van Paul Kromhout, gerenommeerd ontwerper, biedt uitkomst. 


Elkaar aanvoelen

Op dat moment snelt Willem het kantoor binnen. Hij beaamt zijn vaders conclusie en borduurt daar naadloos op verder. Het is duidelijk dat beide heren elkaar goed aanvoelen. Willem: ‘Bij de aanleg van tuinen komt veel kijken. Het draait niet meer alleen om de beplanting. Het zijn grote projecten met een diversiteit aan werkzaamheden: zoals beplanten, metselen en het aanleggen van elektriciteit, bestrating en zelfs zwembaden. Klanten willen één aanspreekpunt en een soepel lopende planning. Ik ben voor de klant de projectleider op locatie en zorg ervoor dat de juiste man op het juiste moment op de juiste plek in de tuin aan het werk is.’

Hiervoor beschikt Willem over een team van negen vakmensen, met ieder hun eigen specialisme. Voor de flexibiliteit en de inkoop van specifieke werkzaamheden heeft hij een netwerk van kwalitatief goede bedrijven opgebouwd. Willem: ‘In onze samenwerking met klanten en partners is het belangrijk dat we goed bereikbaar zijn en altijd up-to-date informatie kunnen verschaffen. Paul organiseert dat vanuit het kantoor.’


Verlost van losse briefjes

Vanzelfsprekend vragen de hernieuwde focus en de groei van het bedrijf om investeringen. Het personeelsbestand is verdubbeld, het wagen- en machinepark gemoderniseerd, het kantoor verbouwd en op dit moment wordt de loods uitgebreid. Maar het blijft niet alleen bij investeringen in de hardware van het bedrijf. Willem gaat ook op zoek naar een toekomstbestendig computerprogramma.

Willem: ‘Ik zocht één programma voor al onze administratie: van relatiebeheer tot boekhouding. Daarnaast wilde ik zowel op kantoor als onderweg kunnen beschikken over de meest up-to-date projectinformatie. Ik wilde verlost worden van de vele losse briefjes en de terloops met elkaar gedeelde informatie. Als Paul op kantoor bijvoorbeeld een afspraak voor mij maakt, wil ik dat direct in mijn smartphone zien. En als ik met een klant in gesprek ga, wil ik ook de nieuwste informatie tot mijn beschikking hebben.’ Willem verdiept zich in het aanbod van computerprogramma’s en kiest uiteindelijk met overtuiging voor GroenVision. ‘GroenVision voldoet aan al onze eisen en is bovendien erg gebruikersvriendelijk.’


Trots

Er is discipline voor nodig om de informatie in het systeem ook daadwerkelijk up-to-date te houden. Wim ziet daar geen probleem in. ‘Willem heeft dit werk echt in de vingers. Hij weet als geen ander hoe een complex project aangestuurd moet worden en hoe belangrijk juiste informatie daarvoor is. We hebben de afgelopen jaren regelmatig opbouwende discussies gehad over de noodzaak van bepaalde veranderingen. Ik zag de bedreigingen, hij de kansen. Dat is een goed en natuurlijk proces geweest. Ik vind dat hij heel goed bezig is,’ besluit vader Wim trots.

Lees meer over dit interview >

Vroeger kwamen de gegevens binnen als we al twee maanden verder waren. Nu vrijwel realtime

Interview met Dick Krabshuis, Onderhoud Enschede BV

GroenVision Professional

De afgelopen jaren is de groentak van de Gemeenste Enschede op de schop genomen. Met het oog op de uniformiteit van het uit te voeren werk werd gekozen voor verzelfstandiging van de groentak.

 

 

In 2009 besloot de gemeenteraad van Enschede, net als veel andere gemeenten de afgelopen jaren, alleen nog een regisserende rol op zich te nemen en de uitvoerende rol op afstand te zetten. Allereerst ging het onderhoud van de stad (opgedeeld in vijf stadsdelen) over naar een aparte afdeling. Vervolgens waren er enkele opties: de situatie zo laten, verzelfstandigen of de onderhoudstak onderbrengen bij andere partijen. Om versnippering van de werkzaamheden – veelal integraal onderhoud – te voorkomen, en met het oog op het grote aandeel medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt, werd gekozen voor de tweede optie. In 2016 resulteerde dat officieel in het zelfstandige Onderhoud Enschede BV, met de gemeente Enschede als enige aandeelhouder. Van de opdrachten die Onderhoud Enschede uitvoert, is 99% afkomstig van de gemeente Enschede. Daardoor werken de 240 medewerkers van het bedrijf veelal op gemeenteterreinen, op basis vancontracten voor het integraal onderhoud van de buitenruimte.

Dat betekent dat het bedrijf groen aanlegt en onderhoudt en bomen verzorgt, maar ook zandwegen verzorgt, werkzaamheden aan bermen en sloten uitvoert en civiele klussen oppakt, zoals riolering en bestrating. In twee stadsdelen wordt de onkruidbestrijding op verharding uitbesteed aan aannemers; in de andere drie delen wordt dat door
het bedrijf zelf uitgevoerd. De andere werkzaamheden doet het bedrijf in alle stadsdelen zelf. Wel wordt er een beroep gedaan op uitzendkrachten, maar dit alles wordt vanuit het bedrijf gecoördineerd.

Softwaresystemen

‘Met 1800 medewerkers werd er bij de gemeente met vele softwaresystemen gewerkt. De gemeente stond niet echt te trappelen om nog een nieuw systeem aan te schaffen. De verzelfstandiging van de gemeentelijke groentak was een belangrijke voorwaarde om voor dit pakket te kiezen’, vertelt Dick Krabshuis, werkvoorbereider en planner bij
Onderhoud Enschede. ‘Eind 2013 kregen we het akkoord van de gemeente om Groenvision te introduceren, met het idee dat we gingen verzelfstandigen. Met dat plan konden we doorgaan op een manier zoals wij dat wilden.’ Voor de werknemers veranderde er in de overgangsfase naar een zelfstandige bv gevoelsmatig niet veel, maar achter de schermen gebeurde een boel. Werd er voorheen in diverse softwarepakketten van de gemeente Enschede gewerkt, nu werd de overstap gemaakt naar drie pakketten: Exact
Software, Jewel Taken en Groenvision. Deze laatste, van ontwikkelaar Infogroen, verwerkt diverse aspecten van bedrijfsvoering in één digitaal pakket. ‘In mijn werk bij het sociaal werkbedrijf van de gemeente Enschede had ik al ervaring opgedaan met de software van Infogroen’, vertelt Krabshuis. ‘Daar werkten we al sinds 1987 met het softwarepakket
van deze aanbieder, destijds nog gewoon ‘Infogroen’ genaamd. Ik denk zelfs dat we een van de eerste gebruikers waren. Rond 2012, 2013, ging dit programma grondig op de schop en kreeg het de naam Groenvision.’ In januari 2014 ging de groentak met Groenvision aan de slag. ‘Zeker één van de partijen waaraan Onderhoud Enschede de onkruidbestrijding op verharding uitbesteedt, werkt ook met Groenvision’, weet Krabshuis. Maar dat is eigenlijk puur toeval, want deze partijen werken geheel zelfstandig en los van het bedrijf. Zelf gebruikt Onderhoud Enschede het pakket in de volle breedte van het bedrijf, bijvoorbeeld voor het maken van offertes, nacalculatie, urenregistratie en
inzage in de inzet van het materieel, dus de totale bedrijfsvoering.


Projectvoortgang

Krabshuis mag zichzelf ‘applicatiebeheerder’ noemen, wat inhoudt dat hij het systeem beheert en alles eromheen regelt. Hij houdt bijvoorbeeld in de gaten of de gegevens er goed in staan en voert nieuwe gegevens op de juiste manier in. ‘Maar denk bijvoorbeeld ook aan het registreren van inkoopprijzen of het invoeren van nieuw materieel’,
licht Krabshuis toe. ‘Het mooie aan dit systeem is dat je door middel van filters snel kunt opzoeken of een project de goede kant op gaat en zo nodig tijdig kunt bijsturen’, vertelt hij. ‘In 2014 was het nog best spannend of dit goed zou gaan. Voorheen waren de gegevens pas beschikbaar voor de hoofduitvoerder als we al bijna twee maanden
verder waren.’

‘Nu zijn de gegevens vrijwel realtime in te zien. Inkoopfacturen worden één keer per week vanuit het boekhoudkundig programma Exact ingeboekt in Groenvision. Ze worden digitaal van het ene naar het andere systeem overgeboekt.’ Ook de ‘buitenmensen’ van Onderhoud Enschede maken van het systeem gebruik. De uitvoerders maken
bijvoorbeeld offertes voor het betreffende stadsdeel en voeren de uren in. ‘Ter plekke worden de uren geregistreerd via de mobiele urenregistratie. Dat kan bijvoorbeeld via de tablet die de teams bij zich hebben.’

Alles in één

Dat ‘alles-in-één-pakket-aspect’ vindt Krabshuis wel een voordeel. ‘Bij de gemeente werd gewerkt met veel softwareprogramma’s, die veelal naast elkaar werkten. Dat alles in één programma zit, heeft als voordeel dat je elke minuut van de dag kunt zien hoe het bedrijf ervoor staat. Dat kan goed in beeld gebracht worden. Het inrichten van het programma,
hoe dit het beste opgebouwd kan worden, daar is Infogroen sterk in. Er wordt goed over nagedacht, logica in aangebracht; daar plukken we nu de vruchten van.’
Je kunt het product wel aanschaffen en denken er direct mee aan de slag te kunnen, maar zonder ondersteuning door experts ben je als een vis op het droge, denkt Krabshuis. ‘De implementatie met de consulenten was een belangrijk moment voor ons. Begrijpen hoe de structuren in elkaar zitten, de filters en overzichten snappen, daar hebben zij
bij geholpen. We werken hier met zeven à acht verschillende soorten werkzaamheden voor het jaarrond onderhoud van de buitenruimte, van langlopende projecten tot kleine opdrachten. Het is fijn om die gegevens gescheiden te houden, maar dan moet je wel weten hoe je dat doet. Na instructie is dat allemaal goed te doen.’ Zoals gezegd werkt het bedrijf ook met Jewel BOR Taken. Hoe verhouden die twee pakketten zich tot elkaar? ‘Jewel Taken is een ondersteunend programma voor de medewerkers buiten. Je kunt
wel op kantoor een planning maken, bijvoorbeeld het aantal uren dat per week aan bepaalde werkzaamheden wordt besteed, maar dat zegt niet veel over hoe je door een wijk heen gaat, via welke route. Van de gemeente krijgen we shape files, die gebruikt worden om met Jewel Taken de routes te plannen. Groenvision is echt een calculatieprogramma.’ Groenvision van Infogroen en Jewel Taken zijn daarmee pakketten die los van elkaar draaien, maar elkaar wel aanvullen.


Foto: www.onderhoudenschede.nl

Lees meer over dit interview >

AL MEER DAN 1000 BEDRIJVEN GINGEN U VOOR

Bel ons